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物流企业标准化管理流程

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一、接单审单
 
-准确报价-
 
接单的前提是准确报价,在询问清楚货物的流向、名称、吨位、方量、装卸地址后,准确报价是关键。特别是一些货代客户,一般都要首先询价,如果报价过高,则会信息流失;而报价过低会造成企业亏本。所以合理的价位与准确报价是获取新客户的关键,一般报价原则是与市场价格持平。如果是你当天所缺乏的货物类型,则要适当的放低价格。如重货多,则泡货可适当的便宜;如泡货多,则重货也可适当的便宜。价格要灵活掌握,随机应变。
 
-审单下单-
 
接单成功后,要对订单进行审核,并下达提货指令。下单派车时要注意以下几个方面:
 
1.通知司机作好发车准备,如备足油料、检查雨布、绳子,并发动车辆,倾听声音有无异常。
 
2.向客户承诺到达时间,正常情况下不超过一小时到达。
 
3.严格审查提货单位的地址,联系人和订单上的货物数量、规格、包装等,以便向相关操作人员仔细交待,避免出错。
 
-电话技巧-
 
1.电话铃声响后不得超过三声,如确实忙,可请同事代接。
 
2.文明用语。接听电话第一句是“您好!”“某某物流企业”“请问您有什么需要帮助?”语气要热情亲切,切忌高声大嗓或连声说“喂喂喂”。
 
3.要讲普通话,不讲方言土语。语气平和,语速中等,切忌急躁。
 
4.问完相关业务情况后,有必要时,请报上你的姓名和手机号与职务,以便以后业务联系。
 
5.做好电话记录。记清来电的单位,电话号码,联系人及职务和相关的业务信息。
 
6.接完电话后一定要说声“谢谢,再见”或“别客气,再见”,终止电话要轻放话筒。
 
7.接到货物查询电话时,一定要耐心说明,说明情况。一时无法回复的问题应及时向上级主管请示汇报。
 
8.需要领导拍板解决的问题,不能善自表态,以免造成被动与误会。
 
9.重大事情,如交通意外事故,突发事件和大单客户电话等要及时向老板汇报,以免延误时机,造成损失。
 
10.传真授信,原则上以人工操作为宜,要问清楚发传真的单位,姓名后才给予信号,以免漏单或有效信息的流失。
 
二 、调车配车
 
调派车时要注意如下几个方面:
 
1.检查被安排营运的车辆是否符合客户要求,车辆内部是否清洁,干燥,无异味,雨布是否有破损等,如发现问题,要提前解决。
 
2.交待外勤跟车人员,要根据客户要求准确填制派工单,提醒司机要对车辆及辅助备件进行检查。
 
3.外勤工作人员与司机要根据客户的要求按时到达装货现场,认真核数,合理装车并正确填写好托运单和要客户确认签字后,一联交客户,三联带回企业交付给企业相关人员。
 
三、提货操作
 
1.接受工作单时,要确认提货地址,了解货物名称、规格和提货数量。
 
2.根据客户的需要安排跟车人员时,要明确任务和指定的负责人,避免发生过错后,互相推诿。
 
3.提货时要特别注意外包装有无破损,封口有无开裂或变动。
 
4.在填写托运单时,要检查回单数量是否与实际数量相符,单件与双件要分清注明,特别是付款方式,不要把到付写成回付,使企业产生不必要的损失。
 
5.如发现包装不合理,或货物是不适合运输的物品,要请示企业领导,是否决定接单。
 
6.货物有明显的问题而客户又执意要发货时,一是要请示经理批准;二是要客户签字认可,明确表示问题的责任不在托运方时,方可接单提货。
 
7.完成一次提货后,请客户在派工单上签字对你的工作作出合适的评价。
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